Duurzaamheidstoezeggingen omzetten in verantwoorde actie

Duurzaamheidstoezeggingen worden een vast onderdeel van de bedrijfsstrategie. Organisaties stellen emissiedoelen vast, introduceren een verantwoord reisbeleid en vragen leveranciers om sterkere milieu- en sociale geloofsbrieven te tonen.

Maar het doen van een toezegging is pas het begin.

De moeilijkere vraag is wat er daarna gebeurt. Wie is verantwoordelijk voor het nakomen van die toezeggingen? Hoe wordt de voortgang gemeten? Wat gebeurt er als duurzaamheidsdoelstellingen concurreren met kosten, gemak of andere commerciële prioriteiten? En hoe kan een organisatie aantonen dat de gedane toezeggingen daadwerkelijk van invloed zijn op de dagelijkse beslissingen?

Dit is waar governance van belang is.

Goede duurzaamheidsgovernance hoeft niet meer bureaucratie te betekenen. Op zijn best creëert het de structuur die ambitie omzet in actie: duidelijk eigenaarschap, verantwoorde inkoop, betrouwbare rapportage en samenwerking tussen de teams die in staat zijn om verandering te bewerkstelligen.

Geef duurzaamheid een eigenaar – maar niet slechts één

Een van de makkelijkste manieren waarop een duurzaamheidsstrategie aan momentum kan verliezen, is wanneer de verantwoordelijkheid volledig bij één persoon of afdeling ligt.

Een duurzaamheidsmanager kan expertise en richting geven, maar zakenreizen raken veel meer onderdelen van een organisatie. Inkoop bepaalt welke leveranciers in aanmerking komen. Reisteams geven vorm aan het beleid. Finance beïnvloedt budgetten en investeringen. HR- en risicoteams houden rekening met de behoeften en veiligheid van werknemers. Senior leiders stellen verwachtingen vast en keuren prioriteiten goed.

Vooruitgang is daarom veel waarschijnlijker wanneer de verantwoordelijkheid wordt gedeeld en de strategie is ingebed.

ATPI heeft deze aanpak gehanteerd binnen het eigen duurzaamheidsplan. Governance-activiteiten hebben gedefinieerde verantwoordelijkheden binnen duurzaamheid, juridische zaken, compliance, leveranciersrelaties, finance en senior management, in plaats van te worden toegewezen aan één team alleen. De duurzaamheidsdoelstellingen zijn bovendien ontworpen om deel uit te maken van de bredere bedrijfsplanning, wat helpt om toezeggingen te verbinden met de manier waarop de organisatie daadwerkelijk opereert.

Hetzelfde principe kan worden toegepast op een zakelijk reisprogramma.

In plaats van alleen de travel manager te vragen om “reizen duurzamer te maken”, kunnen organisaties vaststellen wie eigenaar is van de verschillende onderdelen van de uitdaging. Inkoop kan bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid nemen voor leveranciersnormen, terwijl finance helpt bij het ontwikkelen van CO2-budgetten, duurzaamheidsteams toezien op de rapportagemethodologie en travel managers die prioriteiten vertalen naar het boekingsbeleid.

Duidelijk eigenaarschap maakt het gemakkelijker om van een brede ambitie over te gaan naar een reeks acties waarvoor mensen daadwerkelijk verantwoordelijk kunnen worden gehouden, omdat duurzaamheid ingebed raakt in de bredere bedrijfsvoering.

Maak verantwoorde inkoop onderdeel van het proces

Een reisprogramma is ook verbonden met een veel bredere toeleveringsketen.

Luchtvaartmaatschappijen, hotels, transportaanbieders, technologiepartners en zakenreisorganisaties hebben allemaal invloed op de ecologische en sociale impact. Dat betekent dat inkoop een van de meest praktische mogelijkheden is die organisaties hebben om duurzaamheidstoezeggingen om te zetten in actie.

Prijs, service en beschikbaarheid zullen altijd belangrijk blijven, maar het hoeven niet de enige overwegingen te zijn.

Verantwoorde inkoop kan vragen introduceren over emissiereductie, milieubeheer, arbeidsnormen, welzijn en mensenrechten, toegankelijkheid, rapportage en andere duurzaamheidskenmerken. Cruciaal is dat deze vragen deel moeten uitmaken van de feitelijke leveranciersevaluatie, in plaats van pas te worden gesteld nadat een contract al is gegund.

De eigen aanpak van ATPI dient als voorbeeld. De Supplier Code of Conduct stelt minimale verwachtingen vast op gebieden als bedrijfsintegriteit, verantwoorde inkoop, mensenrechten en arbeidspraktijken, terwijl het duurzaamheidsplan erop gericht is de traceerbaarheid en transparantie in de toeleveringsketen verder te verbeteren.

Duurzaamheidsoverwegingen zijn ook opgenomen in het hotelinkoopproces van ATPI, waarbij gebruik wordt gemaakt van standaard duurzaamheidsvragen uit de sector naast criteria die verbonden zijn aan het eigen duurzaamheidsplan.

Voor inkopers van reizen is het principe eenvoudig: als duurzaamheid belangrijk is voor de organisatie, moet het ook belangrijk zijn bij de selectie van leveranciers.

Dat geeft een duidelijker signaal af aan de markt en biedt organisaties een sterkere basis om de voortgang van leveranciers in de loop van de tijd te evalueren. Waar toezeggingen binnen de controle van een leverancier vallen, zoals overeengekomen rapportage, gegevensverstrekking of contractuele normen, kunnen organisaties partners verantwoordelijk houden voor de levering ervan. Op gebieden die worden beïnvloed door bredere marktbeperkingen, kunnen inkopers in plaats daarvan hun koopkracht gebruiken om te vragen wat er nog meer mogelijk is, de voorkeur geven aan leveranciers die geloofwaardige vooruitgang tonen en voortdurende investeringen in duurzamere oplossingen aanmoedigen.

Rapporteer om te begrijpen, niet alleen om openbaar te maken

Transparante rapportage is een ander cruciaal onderdeel van goede governance, maar rapportage mag geen doel op zich worden.

Een gepolijst jaarverslag kan de voortgang documenteren, maar de grootste waarde komt voort uit de inzichten die het onthult en de acties die het kan beïnvloeden; het opzetten van consistente gegevensstromen, het identificeren van hiaten, het vaststellen van meetbare doelstellingen en het regelmatig beoordelen of acties de gewenste resultaten opleveren.

Dit is vooral belangrijk voor zakenreizen. Reisgerelateerde emissies vallen grotendeels binnen Scope 3, waarbij organisaties afhankelijk zijn van informatie die wordt verstrekt door een reeks externe partners en waar methodologieën voor emissieberekening in ontwikkeling blijven.

Consistentie en transparantie zijn daarom van belang.

ATPI heeft de eigen duurzaamheidsrapportage geleidelijk uitgebreid en gebruikt externe kaders en beoordelingen als extra punten van verantwoording. Het neemt deel aan de CDP-klimaatpublicatie, is beoordeeld door EcoVadis en neemt sinds 2024 deel aan het UN Global Compact. Het huidige duurzaamheidsplan omvat ook vrijwillige rapportage, externe beoordelingen, assurance door derden en verplichte klimaatgerelateerde openbaarmaking binnen de governance-verantwoordelijkheden.

Het doel is niet simpelweg om meer geloofsbrieven te verzamelen. Externe kaders kunnen organisaties helpen hun prestaties te toetsen aan erkende normen, zwakke punten te identificeren en belanghebbenden meer vertrouwen te geven in de gerapporteerde informatie.

Dezelfde denkwijze kan een reisprogramma versterken. In plaats van alleen te vragen: “Wat was onze uitstoot dit jaar?”, kunnen organisaties nuttigere vragen stellen.

Is de uitstoot gestegen of gedaald, en waarom? Welk beleid heeft het gedrag van reizigers veranderd? Presteren voorkeursleveranciers zoals verwacht? Zijn de reductiedoelstellingen nog realistisch? Waar zijn de gegevens onvolledig? En welke actie moet volgen uit wat er is geleerd?

Rapportage wordt veel waardevoller wanneer het een feedbackloop creëert tussen meting en besluitvorming over meerdere afdelingen heen.

Breng reizen, inkoop, finance en duurzaamheid samen

Cross-functionele samenwerking klinkt misschien eenvoudig, maar verschillende teams benaderen reizen vaak vanuit zeer verschillende perspectieven.

Een finance-team kan zich richten op het beheersen van de uitgaven, terwijl inkoop zich concentreert op contracten en leveranciersprestaties. Duurzaamheidsteams kijken naar emissies en bredere ESG-doelstellingen, en travel managers moeten dit alles in evenwicht brengen met de reizigerservaring, operationele vereisten en zorgplicht. Naast deze belanghebbenden van het programma zijn er de teams wiens werk de noodzaak om te reizen überhaupt creëert. Operationele en business development teams kunnen bijvoorbeeld afhankelijk zijn van reizen om projecten te onderhouden, klanten te bedienen, relaties op te bouwen of groei na te streven. Hun inbreng is essentieel bij het beoordelen of een voorgestelde wijziging in het reizen zowel praktisch als commercieel realistisch is.

Geen van die prioriteiten is verkeerd.

De kans ligt in het samenbrengen ervan.

Bijvoorbeeld, goede emissiegegevens kunnen een duurzaamheidsteam helpen identificeren waar reducties mogelijk zijn, maar om te beslissen of een alternatief werkbaar is, is input nodig van de bedrijfsfuncties die afhankelijk zijn van de reis. Operationele en zakelijke teams kunnen het doel van de reis en eventuele praktische beperkingen toelichten, terwijl travel managers haalbare routes, modaliteiten of alternatieven kunnen beoordelen. Inkoop kan vervolgens de relevante leverancier inschakelen, terwijl finance de kostenimplicaties kan beoordelen of maatregelen zoals een CO2-budget kan ondersteunen. Dit weerspiegelt in toenemende mate de richting van verantwoorde reisprogramma’s zelf. ATPI en Direct Travel hebben geconstateerd dat duurzaamheid niet langer een op zichzelf staande rapportage-oefening is, maar deel uitmaakt van inkoop, governance, finance, risicomanagement en programma-ontwerp.

Wanneer deze functies geïsoleerd werken, kan duurzaamheid worden gezien als een nieuw obstakel voor de bedrijfsvoering. Wanneer ze samenwerken, zijn het simpelweg extra factoren waarmee rekening wordt gehouden in een betere algehele reisbeslissing.

Transparantie betekent zowel het traject als het resultaat laten zien

Verantwoording vereist niet dat organisaties elke duurzaamheidsuitdaging hebben opgelost.

In feite moet een geloofwaardige rapportage erkennen waar nog vooruitgang nodig is.

Reizen is een complex gebied om te verduurzamen. Sommige reizen blijven operationeel essentieel. Duurzame alternatieven zijn niet in elke markt even goed beschikbaar, de kwaliteit van de gegevens kan per leverancier verschillen en technologieën zoals Sustainable Aviation Fuel zijn nog in ontwikkeling.

Transparant zijn over die beperkingen kan waardevoller zijn dan het presenteren van een al te eenvoudig succesverhaal.

ATPI beschrijft de eigen duurzaamheidsstrategie als iets dat voortdurend in ontwikkeling is, waarbij het huidige plan is ontworpen om toezeggingen te formaliseren en meetbare resultaten te verbeteren, terwijl de flexibiliteit behouden blijft om te reageren op een veranderende omgeving.

Die mentaliteit is belangrijk. Verantwoording moet niet gaan over het aantonen van perfectie. Het moet aantonen dat een organisatie weet waar ze begint, begrijpt wat ze probeert te bereiken, verantwoordelijkheid heeft toegewezen om daar te komen en bereid is eerlijk te rapporteren over de voortgang.

Vijf acties om de duurzaamheidsgovernance te versterken

Organisaties hoeven niet hun hele reisprogramma opnieuw te ontwerpen om de verantwoording te verbeteren. Vijf praktische acties kunnen een sterker fundament creëren:

1. Definieer eigenaarschap
   Stel vast wie verantwoordelijk is voor de duurzaamheid van reizen binnen reizen, inkoop, finance, duurzaamheid en senior management, in plaats van de verantwoordelijkheid bij één persoon te laten liggen.
2. Bouw duurzaamheid in bij inkoop
   Neem duidelijke milieu- en sociale criteria op bij het selecteren en beoordelen van luchtvaartmaatschappijen, hotels, reispartners en andere leveranciers.
3. Stel meetbare doelstellingen vast
   Zet brede toezeggingen om in specifieke indicatoren die regelmatig kunnen worden getoetst, van emissiereductie en modal shift tot leveranciersprestaties.
4. Creëer één consistente rapportageaanpak
   Spreek af wat er wordt gemeten, hoe het wordt berekend en hoe vaak de prestaties worden beoordeeld, zodat teams werken aan gedeelde doelen met behulp van consistente gegevens.
5. Gebruik de resultaten om beslissingen te nemen
   Beschouw rapportage als het begin van het volgende gesprek. Identificeer wat werkt, wat niet en welke verdere verbeteringen er in het reisprogramma kunnen worden aangebracht.

Duurzaamheidstoezeggingen zijn belangrijk omdat ze richting geven. Governance is wat ze inhoud geeft.

Wanneer verantwoordelijkheden duidelijk zijn, leveranciers worden beoordeeld op basis van zinvolle criteria, rapportage transparant is en teams samenwerken aan gedeelde doelstellingen, gaat duurzaamheid verder dan een intentieverklaring.

Het wordt onderdeel van de manier waarop beslissingen worden genomen – en vooruitgang wordt iets dat een organisatie niet alleen kan beloven, maar ook kan aantonen.